POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Visionamos Sistema de Pago Cooperativo (“VISIONAMOS”) es una Entidad auxiliar del sector Cooperativo, a su vez, se encuentra vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia por fungir como Entidad Administradora del Sistema de Pago de Bajo Valor y en tal medida, desarrollar en su objeto social, los procesos de compensación y liquidación que derivan de las transacciones llevadas a cabo por los asociados de las Entidades consumidoras del Sistema de Pago.
De esta forma, VISIONAMOS ostenta la calidad de Encargado del Tratamiento con relación a los datos de aquellos asociados de las Entidades que se encuentran adscritas al Sistema de Pago de Bajo Valor y con ello, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, Visionamos realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de las Entidades Participantes que actúan como responsables.
Por otra parte, Visionamos también se comporta como responsable del Tratamiento de los datos sobre los cuales decide, como es el caso de las bases de datos de sus colaboradores, proveedores y Entidades participantes.
Así las cosas, tanto en el rol de Encargado como de Responsable, Visionamos recolecta, almacena, usa y circula datos personales y por ello, acatando lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, lo que ordena la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y demás normas regulatorias y complementarias, así como lo establecido en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, crea y pone a disposición del público en general, la política para la protección de los datos personales.
Es preciso señalar que, tratándose de una política es de cumplimiento obligatorio para todos los grupos de interés de la Entidad, que abarca, pero sin ser excluyente, colaboradores, administradores, proveedores, y cualquier persona natural o jurídica que trate los datos personales recolectados por Visionamos.
Establecer las disposiciones para todos los grupos de interés y público en general, referentes a la protección de los datos personales, dando cumplimiento a la normativa vigente, garantizando los derechos de los titulares y los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que adopta VISIONAMOS SISTEMA DE PAGO COOPERATIVO.
Esta política de tratamiento de datos aplica para todos los casos en los que la entidad trate los datos como responsable o como encargado en las diferentes relaciones bien sea de tipo contractual o no (este caso, cuando VISIONAMOS funge como encargado del tratamiento).
La aplicación de esta Política abarca la recolección, uso, transferencia, transmisión, eliminación, circulación y supresión de los datos personales que con ocasión de la autorización otorgada por su titular, trate VISIONAMOS, de conformidad con las obligaciones contenidas en la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias y/o complementarias.
Para efectos de comprensión de esta Política de Tratamiento de Datos, se entiende por:
- Asociado: Persona natural o jurídica que ostenta un vínculo contractual con alguna de las entidades participantes de VISIONAMOS.
- Entidad participante: Persona jurídica que ha celebrado un contrato de prestación de servicios con VISIONAMOS para efectos de tener acceso a los medios y canales transaccionales que ésta ofrece, así como el uso de la Red, conforme a un reglamento que les permita utilizarlos.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica que tiene como finalidad informar al titular sobre la política de tratamiento y protección de sus datos, y la forma de acceder a ellas.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
- Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
- Dato personal público: Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos que, para su recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización previa del titular. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, en sentencias judiciales que no estén sometidos a reserva y los datos relacionados con el estado civil de las personas.
- Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa y previa del titular, como los datos financieros y crediticios.
- Dato personal privado: Es un dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es preponderante para el titular y para su tratamiento, requiere de su autorización previa y expresa.
- Dato personal sensible: Es aquel de especial protección porque afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés superior del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
- Habeas data: Es el derecho que ostentan los titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Entiéndase en esta Política de Tratamiento de Datos Personales el rol de Encargado en cabeza de VISIONAMOS tratándose de los asociados de las entidades participantes.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Entiéndase en esta Política de Tratamiento de Datos Personales el rol de responsable en cabeza de VISIONAMOS.
- Titular: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refieren las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012.
- Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión de datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Proveedor: Persona natural o jurídica que en virtud de un contrato, presta sus servicios a VISIONAMOS.
- Cliente: Persona jurídica con la cual VISIONAMOS establece relaciones de origen legal o contractual, se entiende para esta política como las entidades participantes.
- Colaborador: Persona que en virtud de un contrato laboral presta sus servicios a VISIONAMOS.
- Registro nacional de bases de datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
A continuación, se enlistan los principios generales que se acogen de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales por medio de la recolección física o digital que realiza VISIONAMOS en el desarrollo de su objeto social:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
- Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que se realice en VISIONAMOS, o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
- Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales por VISIONAMOS, debe garantizar al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o Titularidad.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos de protección de los datos personales, la obligación de VISIONAMOS, será de medio.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por VISIONAMOS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas, sean o no vinculadas, por contrato de trabajo a VISIONAMOS, que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Para los fines de protección y tratamiento de datos personales, se identifican las normas especiales que implican de forma directa o indirecta realizar el tratamiento de datos personales, las cuales, deberán ser tenidas en cuenta en la presente política como una obligación de ley. Siendo estas:
- Constitución Política de 1991, artículo 15 y 20.
- Ley 1266 de 2008
- Ley Estatutaria 1581 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014
- Circular 02 de 2015
- Decreto Único N°1074 de 2015
- Resolución N°76434 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010
- Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
- Decreto 1115 de 29 junio de 2017
- Decreto 255 de 2022
Esta política es de obligatorio cumplimiento para VISIONAMOS y para sus grupos de interés, respecto las bases de datos en las que VISIONAMOS funja como encargado y también como responsable del tratamiento de datos personales.
Los datos personales recolectados serán tratados por VISIONAMOS, que se identifica así:
- NIT: 811.043.660-8
- Página Web: visionamos.com
- Dirección: 43A #34-95 Centro comercial Almacentro, torre sur piso 7, Medellín, Antioquia, Colombia.
- Teléfono: +57 (604) 448 01 59
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, los titulares de datos personales podrán ejercer, en cualquier momento y cuando resulte procedente, los derechos que les reconoce el régimen colombiano de protección de datos personales, así:
8.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales con respecto a aquellos suministrados a VISIONAMOS como responsable o encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado de manera previa, expresa, informada o inequívoca.
8.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VISIONAMOS como responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe de conformidad con lo previsto en la ley.
8.3. Ser informado por parte de VISIONAMOS cuando funja bien sea como responsable o como encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
8.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y demás normas reglamentarias por parte de VISIONAMOS cuando actúe como responsable o como encargado del tratamiento de los datos personales.
8.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales en el tratamiento de los datos personales del titular. La solicitud de supresión o revocatoria no será procedente, cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de VISIONAMOS.
8.6. Que los datos personales del titular sean actualizados dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo por parte de VISIONAMOS cuando funja como encargado, en los eventos en los que el responsable efectúe el respectivo reporte.
8.7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8.8. Ejercer el derecho fundamental de petición, cuyo cumplimiento se ajustará a lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos de las leyes 1266 de 2008 y la ley 1581 de 2012, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales o legales.
8.9. Los demás que contemple la ley o los decretos reglamentarios.
VISIONAMOS como responsable o encargado del tratamiento, debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:
9.1. Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
9.2. Solicitar autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales y conservar copia de esta o su evidencia .
9.3. Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
9.4. Conservar los datos recolectados en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9.5. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales que tenga a su cargo, previa solicitud del titular.
9.6. Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible.
9.7. Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades con respecto de los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
9.8. Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable VISIONAMOS, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de los datos; VISIONAMOS les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de tratamiento datos personales, o certificar que sus políticas internas recogen como mínimo, las disposiciones aquí previstas y ordenadas en el artículo 2.17.2.1.5., numeral 8 del Decreto 2555 de 2010 en atención a sus entidades participantes. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por VISIONAMOS.
9.9. Darle trámite a las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares, de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
9.10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de los datos personales de los titulares.
9.11. Informar a solicitud del Titular, sobre el uso y la finalidad otorgada a sus datos personales.
9.12. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de vigilancia y control en esta materia en relación con el cumplimiento de la ley y atender los requerimientos que se surtan con ocasión del tratamiento de los datos personales de los titulares.
9.13. En los casos en que VISIONAMOS actúe como encargado del tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes adicionales:
9.13.1. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
9.13.2. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9.13.3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que, por mandato legal o contractual, tengan la facultad de acceder a ella.
- Los datos personales, podrán ser recolectados, almacenados, usados y tratados por VISIONAMOS de forma directa en su calidad de responsable o a través de terceros como encargados, para una o varias de las finalidades descritas de acuerdo a las necesidades del tratamiento y circulación mediante la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y eliminación en cumplimiento a los términos y condiciones plasmados en la presente política para la ejecución de las siguientes finalidades:
Capacitación
- Gestionar la planeación, programación, convocatoria, ejecución, registro, evaluación y seguimiento de actividades de capacitación, inducción, reinducción, formación, actualización normativa, técnica, operativa, administrativa, comercial y de seguridad de la información, dirigidas a colaboradores, proveedores, clientes, aliados, usuarios o terceros autorizados.
- Esta finalidad comprende la gestión de asistencia, certificaciones, resultados, trazabilidad, evidencias de participación y cumplimiento de planes institucionales de formación.
Educación y cultura
- Administrar programas, actividades, beneficios, auxilios, estímulos o iniciativas de carácter educativo, cultural o formativo promovidas por VISIONAMOS, incluyendo la postulación, evaluación, selección, asignación, formalización, seguimiento, renovación y cierre de dichos programas.
- También se podrán tratar datos para validar requisitos, verificar información, generar reportes internos, conservar soportes y cumplir obligaciones legales, contractuales o administrativas relacionadas con estas actividades.
Fidelización de clientes
- Desarrollar estrategias de relacionamiento, acompañamiento, permanencia, satisfacción y fidelización de clientes, usuarios, aliados y prospectos, con el fin de fortalecer el vínculo comercial, mejorar la experiencia del servicio y promover la continuidad de la relación con VISIONAMOS.
- Dentro de esta finalidad se incluyen encuestas de satisfacción, medición de experiencia, invitaciones a eventos, programas de beneficios, campañas de reconocimiento, atención preferencial y análisis de hábitos de uso de los productos o servicios.
Fines históricos, científicos o estadísticos
- Conservar, analizar y utilizar información con fines históricos, científicos, estadísticos, comparativos, prospectivos o de comportamiento, orientados a la elaboración de estudios, informes, indicadores, diagnósticos, reportes y herramientas de apoyo para la toma de decisiones.
Gestión estadística interna
- Elaborar, consolidar y administrar estadísticas, indicadores, reportes, tableros de control, mediciones y análisis internos asociados a los procesos administrativos, operativos, comerciales, financieros, tecnológicos, jurídicos, contables, de riesgos, de seguridad y de servicio.
- Esta finalidad permite identificar tendencias, evaluar resultados, fortalecer la planeación institucional, optimizar procesos y soportar la toma de decisiones.
- Marketing
- Diseñar, ejecutar y evaluar estrategias de mercadeo, posicionamiento, difusión, promoción y recordación de marca de VISIONAMOS, sus productos, servicios, eventos, programas, publicaciones, campañas, novedades y demás actividades relacionadas con su objeto social.
- Para estos efectos, VISIONAMOS podrá contactar a los titulares a través de medios físicos, telefónicos, electrónicos, digitales, redes sociales, aplicaciones de mensajería instantánea u otros canales autorizados.
Publicidad y prospección comercial
- Adelantar actividades de prospección comercial, contacto con potenciales clientes, ofrecimiento de productos y servicios, envío de información comercial, campañas promocionales, estudios de mercado, investigaciones comerciales, encuestas de opinión y estrategias de venta o posicionamiento.
Servicios de telecomunicaciones
- Gestionar canales de atención, interacción, soporte, comunicación y contacto con los titulares, incluyendo llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, WhatsApp, redes sociales, plataformas digitales, canales de comercio electrónico, aplicaciones, portales web o demás medios tecnológicos dispuestos por VISIONAMOS.
- Esta finalidad comprende la trazabilidad de interacciones, soporte técnico, validación de comunicaciones, gestión de usuarios, administración de accesos, gestión de claves y operación de sistemas de información.
Servicios económicos, financieros y de seguros
- Administrar, gestionar, validar, soportar y hacer seguimiento a productos, servicios y operaciones de naturaleza económica, financiera, transaccional, crediticia, comercial o de seguros ofrecidos por VISIONAMOS o asociados a su operación.
- En desarrollo de esta finalidad, VISIONAMOS podrá conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio del titular, determinar su nivel de endeudamiento, confirmar y actualizar su información, gestionar la apertura o vinculación de productos o servicios, verificar transacciones y evaluar los riesgos derivados de relaciones contractuales actuales, potenciales o finalizadas.
- Cuando sea necesario y exista autorización o habilitación legal, podrán tratarse datos sensibles como huella digital, imagen, voz u otros datos biométricos para validar identidad, autenticar operaciones, verificar documentos o soportar transacciones.
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención y exclusiones
- Gestionar actuaciones relacionadas con incumplimientos, sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones, medidas correctivas, disciplinarias o contractuales que resulten aplicables a colaboradores, proveedores, contratistas, clientes, asociados, aliados o demás titulares.
Procedimientos administrativos y judiciales
- Atender, gestionar, soportar y defender los derechos e intereses de VISIONAMOS en actuaciones administrativas, extrajudiciales, judiciales, arbitrales, conciliatorias, regulatorias o de cualquier otra naturaleza.
- Para estos efectos, VISIONAMOS podrá recolectar, consultar, conservar, aportar y utilizar información como prueba, responder requerimientos de autoridades, atender reclamaciones, ejercer acciones legales, gestionar cobros judiciales o extrajudiciales, y cumplir decisiones administrativas o judiciales.
Seguridad y control de accesos a edificios
- Gestionar la seguridad física, lógica y de la información en las instalaciones, sedes, oficinas, sistemas, plataformas y activos de VISIONAMOS.
- Esta finalidad comprende la identificación, validación, autorización y registro de ingreso y salida de visitantes, colaboradores, proveedores, contratistas, clientes o terceros; el monitoreo mediante sistemas de videovigilancia; la administración de controles de acceso; la trazabilidad de accesos; y la prevención, detección y atención de incidentes de seguridad.
- También podrán almacenarse y analizarse reportes históricos de seguridad de la información y ciberseguridad, con el fin de generar alertas, identificar comportamientos anómalos o inusuales y aplicar controles preventivos o predictivos.
Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales
- Organizar, convocar, administrar y hacer seguimiento a actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas, sociales, institucionales o de bienestar, dirigidas a colaboradores, clientes, asociados, aliados, beneficiarios, participantes o público autorizado.
- Esta finalidad incluye la inscripción, control de asistencia, entrega de beneficios, registro audiovisual o fotográfico, comunicaciones asociadas al evento, conservación de memoria histórica y, cuando corresponda, difusión en medios propios o de comunicación, conforme a las autorizaciones otorgadas.
Atención al ciudadano/cliente — Gestión PQR
- Recibir, radicar, analizar, direccionar, tramitar, responder, cerrar y hacer seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, consultas, sugerencias, felicitaciones, requerimientos o demás manifestaciones presentadas por clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, autoridades o terceros.
- Esta finalidad incluye la trazabilidad de la gestión, medición de satisfacción, conservación de soportes y generación de reportes internos asociados a la atención brindada.
Concesión y gestión de licencias, permisos y autorizaciones
- Gestionar, tramitar, validar, autorizar, modificar, controlar y conservar los permisos, autorizaciones, habilitaciones, accesos, licencias internas, novedades o aprobaciones requeridas en el marco de la relación laboral o contractual con los colaboradores de VISIONAMOS.
- Esta finalidad comprende, entre otros, el tratamiento de datos personales para la administración de permisos laborales, licencias, ausencias, autorizaciones de ingreso o acceso a instalaciones, aplicativos, sistemas de información, herramientas tecnológicas, beneficios internos, asignación de recursos, validación de requisitos, conservación de soportes y seguimiento a las aprobaciones otorgadas, en cumplimiento de las políticas internas, obligaciones laborales, contractuales, administrativas y de seguridad aplicables.
Prestación de servicios de certificación
- Emitir, administrar, validar, renovar, consultar, controlar y conservar certificados, constancias, acreditaciones, soportes o documentos equivalentes relacionados con productos, servicios, procesos, operaciones, capacitaciones, actividades o relaciones gestionadas por VISIONAMOS.
- Esta finalidad comprende la verificación de información, validación de requisitos, conservación de trazabilidad, atención de solicitudes y gestión de actuaciones administrativas, operativas o legales vinculadas a la certificación.
Gestión contable, fiscal y administrativa
- Ejecutar procesos administrativos, contables, fiscales, financieros, comerciales, contractuales, logísticos y de gestión interna necesarios para el adecuado funcionamiento de VISIONAMOS.
- En esta finalidad se incluyen la gestión de cobros y pagos, facturación, cartera, proveedores, contratistas, aliados, auditorías, asesorías, consultorías, actualización de información, cumplimiento de obligaciones tributarias, legales y contractuales, así como la conservación de soportes contables y probatorios.
- También podrán adelantarse análisis comerciales, financieros, estadísticos, de riesgos, de mercado y de desempeño relacionados con clientes, proveedores, aliados o demás contrapartes.
Recursos humanos
- Gestionar integralmente los procesos de talento humano, incluyendo selección, evaluación, contratación, vinculación, administración de la relación laboral, nómina, beneficios, seguridad social, bienestar, formación, control de horario, desempeño, promoción, procesos disciplinarios, retiro y atención de obligaciones posteriores a la terminación del vínculo.
- Respecto de candidatos, VISIONAMOS podrá tratar la información contenida en hojas de vida, soportes académicos, laborales y demás documentos aportados, con el fin de evaluar su perfil y gestionar procesos de selección, directamente o con apoyo de terceros especializados.
- Tratándose de excolaboradores, VISIONAMOS podrá conservar la información necesaria para cumplir obligaciones legales, laborales, contractuales, probatorias, contables o para expedir certificaciones laborales cuando sean solicitadas.
Salud
- Gestionar actividades relacionadas con seguridad y salud en el trabajo, promoción y prevención, valoraciones médicas ocupacionales, incapacidades, ausentismos, emergencias, seguimiento ocupacional, condiciones de salud laboral, bienestar y cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de riesgos laborales.
- Cuando se traten datos sensibles relacionados con salud, VISIONAMOS informará al titular el carácter facultativo de su entrega, salvo los eventos en que exista una obligación legal o una habilitación normativa para su tratamiento.
Registro de entrada y salida de documentos
- Registrar, radicar, recibir, enviar, distribuir, controlar, archivar, consultar y hacer seguimiento a documentos físicos, electrónicos o digitales que ingresen, circulen o salgan de VISIONAMOS.
- Esta finalidad permite conservar trazabilidad, soportes, evidencias, comunicaciones y registros documentales necesarios para la gestión administrativa, contractual, jurídica, contable, operativa y de cumplimiento de la sociedad.
Prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y actividades ilegales
- Prevenir, detectar, controlar, monitorear y reportar riesgos asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, fraude, corrupción y otras actividades ilegales.
Para estos efectos, VISIONAMOS podrá realizar procedimientos de conocimiento de clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, aliados y demás contrapartes; validar información; consultar listas restrictivas, vinculantes o de control; evaluar antecedentes comerciales, reputacionales, financieros o de riesgo; identificar señales de alerta; gestionar reportes internos o externos; y dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias y organizacionales aplicables, incluyendo aquellas asociadas al SARLAFT, SAGRILAFT o sistemas equivalentes que resulten exigibles
VISIONAMOS limitará el tratamiento de datos personales, incluidos los datos sensibles, a lo estrictamente indispensable y solicitará el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), informando la finalidad exclusiva para la cual se realizará el tratamiento, sea cual sea el medio de recolección.
Se aclara a los titulares que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes es voluntaria y facultativa, tal como lo establece el numeral b, del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.
Sin perjuicio de lo anterior, VISIONAMOS podrá tratar datos sensibles cuando:
- El Titular o su representante legal, entiéndase quien ejerce la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. Derecho del titular que se fundamenta en el art. 2.2.2.25.2.3. del decreto 1074 de 2015.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular o su representante legal, entiéndase quien ejercer la patria potestad, custodia, curaduría y/o tutoría y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- Cuando los datos sean obtenidos válidamente de una entidad de cualquier naturaleza y que por su cuenta y riesgo posea los datos personales, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos sensibles se sujeta a las condiciones que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, siempre y cuando se obtenga la autorización previa, expresa e informada del Titular de estos, la cual será obtenida de forma escrita, por medio físico o digital o grabación magnetofónica, y, en consecuencia, deberá quedar el soporte probatorio de la obtención de la autorización, desde el momento mismo del otorgamiento y la posterior consulta.
VISIONAMOS asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. De conformidad con la ley, está prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. EI suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
Teniendo en cuenta los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo tratamiento por parte de VISIONAMOS, para ejercer sus derechos a acceso, actualización, rectificación, supresión de datos o revocación de la autorización otorgada, deberán ser dirigidos a VISIONAMOS y serán respondidas por el área jurídica, a través de los siguientes canales habilitados:
- Correo electrónico: [email protected]
- Dirección física: 43A #34-95 La Candelaria, Almacentro, torre sur piso 7, Medellín, Antioquia, Colombia.
13.1 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
VISIONAMOS y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, conforme se establece en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Las consultas dirigidas a VISIONAMOS deberán contener, como mínimo, la siguiente información:
- Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes.
- Descripción de lo que se desea consultar.
- Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes.
- Firma, número de identificación o el procedimiento de validación correspondiente.
- Que la CONSULTA haya sido presentada a través de los medios habilitados por VISIONAMOS.
Una vez recibida la solicitud de consulta, VISIONAMOS verificará que se cumpla con los requisitos necesarios para validar que el solicitante tiene la legitimidad para ejercer el derecho. En caso de que la consulta esté incompleta, se requerirá al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si después de dos (2) meses desde la fecha de este requerimiento no se ha presentado la información requerida, se considerará que el interesado ha desistido de la consulta.
La consulta será atendida dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora, así como la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:
El titular de los datos personales o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, o que detecten un incumplimiento de las obligaciones legales o de la presente política, podrán presentar un reclamo ante VISIONAMOS y/o los Encargados, siguiendo las siguientes pautas:
El reclamo deberá presentarse mediante una solicitud dirigida a VISIONAMOS y/o los Encargados, y deberá contener la siguiente información:
- Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes.
- Descripción de los hechos que originan el reclamo.
- Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes o representantes.
- Firma, número de identificación o el procedimiento de validación correspondiente.
- Que la solicitud haya sido presentada a través de los canales habilitados por VISIONAMOS.
Una vez recibido el reclamo, VISIONAMOS verificará que la solicitud contenga todos los requisitos necesarios para validar que el solicitante tiene la legitimidad para ejercer el derecho. En caso de que el reclamo esté incompleto, se requerirá al interesado que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si después de dos (2) meses desde la fecha de este requerimiento no se ha presentado la información requerida, se considerará que el interesado ha desistido del reclamo.
Si VISIONAMOS no es competente para resolver el reclamo, se trasladará el caso a la entidad correspondiente dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado sobre esta situación.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de este. Si no es posible atender el reclamo dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
De acuerdo con el Título VIII de Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que ordenan las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, las normas que las reglamentan, modifican o adicionan.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando VISIONAMOS funja como responsable del tratamiento de los datos personales y los transmita a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que se indicará como mínimo:
- Los alcances del tratamiento.
- Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales.
- Las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable, las cuales sumariamente deberán ser:
- Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
- Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Los Titulares de los datos personales suministrados a VISIONAMOS por cualquier medio escrito, sea físico o digital, aceptan el tratamiento de estos y autorizan su uso de conformidad con los términos de esta política. Las autorizaciones serán administradas e inventariadas por VISIONAMOS.
La autorización de la recolección de datos sensibles como datos biométricos se realiza por cada titular del dato mediante autorización, en la cual se expresa que su autorización para el tratamiento será de forma voluntaria y facultativa, con una vigencia de conservación hasta la terminación de la relación con el titular del dato o en su defecto hasta el tiempo que se indique respecto de relaciones especiales reguladas por contratos, reglamentos o la ley.
Siendo la autorización el documento de prueba prevalente para el tratamiento de datos personales autorizados por el titular a favor de VISIONAMOS, estos se comprometen a usar la información del titular con autorización previa, expresa e informada a través de mecanismos y/o medios de recolección como son: documento físico o electrónico (mensaje de datos: Internet, correo electrónico, télex, telefax), sitio web, de forma verbal (presencial o telefónica), o mediante cualquier otro formato o instrumento que permita su conservación y posterior consulta, a fin de probar que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido recolectados y almacenados en medios electrónicos o físicos
No será necesaria la autorización del titular en los siguientes casos:
- Cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Cuando sean datos de naturaleza pública.
- En casos de urgencia médica o sanitaria.
- Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
El Aviso de privacidad se adopta, dando cumplimiento del artículo 2.2.2.25.3.2. y 2.2.2.25.3.3. del decreto 1074 de 2015 con el objetivo de regular la forma de dar aviso del tratamiento de la información por parte de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales, al Titular. Este Aviso debe darse por medio de un documento, sea este en formato físico o digital, o cualquier otro formato conocido o por conocer, para indicarle al Titular del dato, sobre:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
- Los derechos del Titular.
- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento y protección de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
- El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
En caso de solicitar la supresión o eliminación de toda o parte de la información de los titulares, VISIONAMOS analizará el requerimiento realizado. No procederá la supresión, eliminación o aceptación de la solicitud de revocación de la autorización, cuando el titular tenga algún deber legal o contractual que obligue a VISIONAMOS a permanecer con su información personal.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Los datos personales serán tratados por VISIONAMOS durante la vigencia de la relación contractual, comercial, laboral, legal o de cualquier otra naturaleza que exista con el titular, así como durante el término posterior que resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, las obligaciones legales aplicables y la atención de eventuales responsabilidades derivadas de dicha relación.
Las bases de datos de VISIONAMOS tendrán una vigencia indefinida, sin perjuicio de los procesos de actualización, depuración o supresión que la entidad pueda adelantar periódicamente, de conformidad con las finalidades autorizadas, los principios aplicables al tratamiento de datos personales y las normas especiales que regulen la materia.
En todo caso, VISIONAMOS podrá conservar la información personal mientras el titular mantenga obligaciones pendientes, responsabilidades directas o indirectas frente a la entidad, o mientras se encuentren vigentes los términos legales de prescripción, conservación documental, cumplimiento normativo, defensa judicial, gestión probatoria, contable, fiscal, contractual o administrativa que justifiquen la permanencia de la información.
La información relativa al tratamiento de datos personales podrá ser suministrada a las siguientes personas o entidades:
- A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
- A los terceros debidamente autorizados por el titular o por la ley.
Se informa que VISIONAMOS cuenta con Políticas específicas de seguridad de la información y ciberseguridad, cuyas previsiones aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información con respecto al tratamiento de los datos personales.
VISIONAMOS manifiesta, que, al momento de adoptar la presente Política de Tratamiento de Datos, se encuentra obligada a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) operado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en este sentido, deberá realizar los reportes y actualizaciones pertinentes.
El RNBD, constituye el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos, pudiendo consultar el registro realizado por cualquier Responsable del tratamiento de datos personales.
VISIONAMOS cuenta con sistemas de video vigilancia instalados en diferentes áreas de sus instalaciones físicas, con el propósito de garantizar la seguridad de las personas, los bienes, la información y la infraestructura de la Entidad, así como prevenir eventos que puedan afectar la integridad de sus colaboradores, asociados, visitantes y terceros.
VISIONAMOS informará sobre la existencia de mecanismos de video vigilancia mediante avisos visibles ubicados en los accesos y zonas monitoreadas.
El ingreso y permanencia en las instalaciones sujetas a monitoreo implica que el titular ha sido informado sobre la existencia del sistema de video vigilancia y sobre las finalidades del tratamiento de los datos recolectados, en los términos establecidos en la presente Política y en la normativa aplicable.
En VISIONAMOS se hace uso de cookies de los equipos de quienes visitan su página web, siempre y cuando exista la aceptación del uso de las mismas por parte del usuario, excepto, en los casos en que son necesarias para la navegación en el sitio.
Se informa que, los datos recopilados son usados para mejorar las experiencias de las personas que visitan esta página web, para hacer de ella, un sitio de fácil acceso y navegación, para la detección de problemas y su solución, para hacer mediciones y estadísticas de uso y proporcionarle a nuestros clientes y usuarios información relacionada con sus búsquedas y preferencias a través del uso de la web.
La información que se recopila a través de las cookies no será utilizada para la identificación o revelación de información de los usuarios; así mismo, por este medio no se recopilará información relativa a números de tarjetas débito o crédito, información financiera o crediticia de los usuarios.
La Política de tratamiento de datos personales de VISIONAMOS se encuentra disponible en la página web www.visionamos.com, cualquier cambio modificación o actualización sustancial en la misma será informado a través de este medio, y posteriormente, en cualquier otro medio que se considere pertinente por VISIONAMOS.